Somos organizadores profesionales de congresos (OPC).
Le ofrecemos un servicio personalizado y a su medida también en jornadas, fórums, workshops, seminarios…
Nuestros servicios incluyen:
Antes de la celebración del congreso:
- Secretaría técnica permanente
- Presentación de candidaturas, elaboración del dossier, contacto con el Convention Bureau pertinente
- Elaboración de un presupuesto de gastos e ingresos y valoración de la viabilidad financiera. Seguimiento y control presupuestario. Presentación periódica del balance económico
- Contabilidad del congreso. Gestión administrativa, financiera y fiscal
- Búsqueda de la sede más adecuada
- Distribución de actividades y espacios
- Elaboración y seguimiento del timing del congreso
- Solicitud y tramitación de subvenciones, reconocimiento de interés sanitario, créditos en formación continuada
- Gestión de los patrocinadores y de la exposición comercial: creación del dossier de sponsors, contacto con las empresas e instituciones, cierre de acuerdos, elaboración del manual del expositor, venta de espacios, atención de las necesidades particulares durante el congreso (mobiliario, alojamiento, catering, hospitality room)
- Promoción del congreso
- Reuniones de seguimiento con los comités organizador y científico
- Contratación y supervisión de todas las necesidades técnicas y logísticas: alquiler de espacios, catering, azafatas, audiovisuales, autocares, intérpretes, montaje de stands, etc.
- Branding: creación de la imagen del congreso. Diseño gráfico de todo el material: pósters, programas, libro de ponencias, diplomas, PowerPoint…
- Creación de la página web
- Gestión de inscripciones on-line: implementación de la pasarela de pago, cobro de las inscripciones, emisión de facturas, envío de confirmaciones
- Gestión de reservas hoteleras: negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros
- Secretaría científica: Gestión de comunicaciones y abstracts on-line
- Contacto personalizado con los ponentes e invitados para la gestión de viaje y del alojamiento, pago de honorarios, recopilación de ponencias, fotografías y Currículum Vitae
- Protocolo
- Programa social: cena de gala, de ponentes, evento de bienvenida, de clausura, espectáculos, visitas guiadas
- Programa de acompañantes: tours y visitas turísticas
Servicios durante la celebración del congreso:
- Organización de la acreditación y entrega de documentación. Posibilidad de control automatizado de accesos (código de barras o QR) y de la presencia en las diferentes sesiones: estadísticas, informes de asistencia…
- Nuevas inscripciones
- Atención personalizada a los ponentes, invitados, comités, autoridades y patrocinadores
- Coordinación y supervisión del montaje general del congreso: salas y exposición comercial
- Coordinación y supervisión de todos los proveedores: catering, azafatas, audiovisuales, intérpretes…
- Coordinación y supervisión de los eventos sociales y paralelos: cenas, tours, fiestas. Control previo de montaje y bienvenida de asistentes
- Streaming web: retransmisión en directo del congreso. Creación de Apps. Votación interactiva
Servicios Post congreso:
- Elaboración informe general del congreso
- Liquidación del informe económico y reunión de cierre
